יום חמישי, 7 ביולי 2011

מה כדאי לעשות לפני שבוחרים תוכנה לניהול ארגון ותרומות?

על מנת לענות על השאלה שבכותרת, וכחלק מהבחינה שלי את נושא תוכנות ניהול לעמותות , נפגשתי לשיחה עם מיכל בן הגיא. מיכל היא מנהלת איכות והיא מייעצת לארגונים בנושא של תהליכים אפקטיביים, מדידה ושיפור תהליכים. המטרה המקצועית שלה: להביא את הארגון החברתי לכך שיישם את יעדיו טוב יותר.

ובכן, לפני שבוחרים תוכנה לניהול תרומות או תוכנה לניהול עמותה נדרשת עבודת תשתית ארגונית. ראשית מנהל ומנהלת ארגון חברתי צריכים לשאול את עצמם מספר שאלות לפני שהם בוחרים תוכנה. אלה הן:

  1. מה המטרות שלי?
    מה אני רוצה שיקרה בעוד שנה שכדי שאוכל לומר לעצמי "הצלחתי!" ? האם אני רוצה להגדיל את מספר התורמים? האם אני מעוניינת להגדיל את סכום התרומה מכל תורם?

  2. אלו תהליכים אני רוצה להכניס לתוכנה?
    חשוב להבין אילו תהליכים יש בפתוח משאבים ולהחליט אילו מהם אני רוצה למכן. אולי לדוגמא, לתורם שיתרום מליון ₪ אני מעדיף לכתוב מכתב אישי, ולא ממוכן, אבל חשוב לי לקבל תזכורת מהמערכת לשלוח מכתב מסוים במועד ספציפי.

  3. מי יהיו המשתמשים שיפעילו את התוכנה?
    מי יהנה ממנה? האם רק אנשי המקצוע ישתמשו במערכת או אני רוצה שגם תורמים ישתמשו בה ? במצב כזה צריך להוסיף ממשק לשימוש חיצוני.

  4. מה הדרישות שלי מהתוכנה? אפיון המערכת.
    הנחת העבודה בשלב זה היא כי לארגון יש תהליכי עבודה ברמה סבירה. אם לא כך המצב, אזי ראשית כל יש להסדיר תהליכי עבודה ברורים. להתחיל להטמיעם באמצעות תוכנה פשוטה, כגון
    Excell , לעבוד איתה מספר חודשים ואז לבדוק את הצרכים שלנו.

    שאלות לדוגמא לצורך אפיון המערכת כוללות:
    אילו דו"חות אנו צריכים להפיק?
    כמה משתמשים יהיו למערכת?
    אילו הרשאות רוצים שיהיו? ז"א האם רק לגייס הכספים תהיה הרשאה לשימוש כולל במערכת? האם המנכ"ל יוכל רק לקבל דו"חות.
    מה מידת החשיפה של תורמים למערכת? האם יוכלו להיות חשופים למידע כלשהו?
    האם נרצה שהמערכת תתחבר למערכת ניהול כספים של הארגון?
    מהם השלבים של גיוס תרומה? ואילו פרטים נרצה לדעת על התורם...
    שם תורם, מטרותיו, פרטי התקשרות, תחומי עניין.

  5. אילו פתרונות קיימים? בחירת הפתרון.
    לאחר שלב אפיון המערכת (שגם אם נעשה על ידי איש מקצוע חייב להיעשות בשיתוף עם אדם אחד לפחות מהארגון), מחפשים פתרון מתאים. כיום יש כמה סוגי פתרונות:
    - פתרונות סגורים. מוצר מדף של תוכנה מוכנה. יתרונה מישהו כבר חשב על הדרישות. חסרונה - הארגון צריך להתאים עצמו למערכת ולכן יש חשש כי ההטמעה תעורר התנגדות בארגון.
    - פתרונות פתוחים. תשתית שמאפשרת להתאים את המערכת למידותיך ולתהליכי העבודה של הארגון שלך. למשל סיילספורס. או מערכת שניתנת על ידי מייקרוסופט לארגונים קטנים.
    - פיתוח ייעודי – פנימי. מערכת פתוחה עם התאמה לארגון . למשל על ידי חברת טאנדם וויז.

    שאלות נוספות שיש לתת עליהן את הדעת בשלב בחירת התוכנה לניהול ארגון ולניהול תרומות הן:
    א. האם נוכל להמשיך לפתח את התוכנה גם בעתיד?
    ב. האם החברה מעניקה תמיכה?
    ג. האם ניתנים פתרונות לתחזוקה של המערכת?

6. מה מקדם את שלב ההטמעה של המערכת?
כל שינוי בארגון והכנסה של מערכת חדשה לארגון בפרט, צפויה לעורר התנגדויות. הנה מספר דברים שמקדמים את הטמעת המערכת ומצמצמים התנגדויות:

- מעורבות אנשי הארגון בתכנון המערכת.

- בכיר בארגון לוקח את הטמעת המערכת כיעד והוא נמדד עליו.

- תהליך האיפיון נערך יחד עם נציגי כל היחידות בארגון המעורבות בו.

- נציגי הארגון שותפים לכתיבה ולקריאה של מסמך הדרישות- אפיון המערכת

- נציגי המשתמשים נמצאים בשלב ההדגמה של המערכת לארגון

- נערכות הדרכות לצורך ההטמעה.

- מאפשרים מימשק לטפול בתלונות ובבקשות מיוחדות.


האקסיומה שהציגה מיכל בן הגיא היא שהארגון ישתנה כתוצאה מהטמעת מערכת לניהול ארגון. אז קחו את זה בחשבון.... לדעתי - אם עושים זאת נכון – השינוי יהיה לטובה.

אם אתם רוצים לדעת איך זה עובד, אתם יכולים לדבר עם מיכל או עם עמותת מחשבה טובה. העמותה הזו פועלת לצמצום הפער הדיגיטלי והיא נמצאת כעת בשלב השני של הטמעת מערכת ניהול כוללת. לעמותה מרכזי מחשבים נייחים וניידים בהם מועברים קורסים שונים.
בתחילת התהליך כל מרכז ניהל את המשתתפים שלו בקבצי אקסל, מחברות ורשימות ידניות, ועוד. לא היה שיתוף מידע, לא היה שיתוף בחומרי לימוד ועוד קשיים רבים נוספים. כיום, לאחר תהליך מובנה כמתואר למעלה, כש
העמותה נמצאת בחודשים בודדים לאחר תחילת העבודה עם המערכת, כל המשתתפים רשומים ומנוהלים בה, כל משתתף מקושר לקורס בו הוא רשום, כל חומרי הקורסים מנוהלים במערכת, והעמותה מוסיפה עוד ועוד מודולים למערכת, גם כאלו שלא היו מתוכננים כלל.
הפרויקט הוכתר כהצלחה בזכות שילוב של מספר גורמים - העמותה הקצתה מנהל לפרויקט, חברי העמותה היו שותפים בבחירת המערכת והנהלת העמותה מחויבת להטמעת המערכת.


תודה למיכל בן הגיא על התובנות שתרמה לכתבה זו. 03.9102495, 052.3800239

2 comments:

  1. ממליץ לקרוא פוסט שכתבתי (באנגלית) על שימוש באקסל כמערכת לניהול תרומות...
    http://www.cloud4good.com/Announcements/excel-is-not-a-donor-management-system

    השבמחק
  2. במידה ומעוניינים שגם התורמים ישתמשו במערכת יש לדאוג שהיא מספקת גם מערכת ניהול תוכן שתקל על משתמשי המערכת ותאפשר לשנות את התוכן באופן אקטיבי ושוטף.
    לטעמי הפתרונות הפתוחים שקיימים היום בשוק הינם מקצועיים וגמישים מספיק כך שיתאימו לרוב החברות והעמותות אשר מעוניינות להחזיק במערכת ניהול תרומות משלהן.

    השבמחק